Profissionais de tecnologia da informação (TI) e demais gestores e técnicos da Prefeitura de Angra dos Reis se reuniram nesta quinta-feira, dia 14, na Secretaria de Desenvolvimento Social e Promoção da Cidadania, para elaborar e discutir o planejamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Lançado oficialmente na segunda edição do Angra Tech, em 2023, neste mês o SEI completa 1 ano de uso efetivo pelo governo municipal. 

O SEI é um sistema de gestão de documentos e processos 100% digital voltado para desburocratizar a prestação de serviços na administração pública. A reunião foi coordenada pelo Comitê Gestor do SEI (CGSEI) e serviu para avaliação desse tempo de uso e proposições de melhorias. 

O encontro teve como eixos de discussão as atualizações nos processos internos, buscando aperfeiçoamento e padronização para os diversos tipos de processos da Prefeitura; e o planejamento de melhorias e soluções para os desafios atuais. A reunião foi uma oportunidade para contribuições e troca de ideias sobre o sistema.  

– O encontro foi essencial para discutir o progresso e planejar o futuro do nosso sistema. Estamos em um momento de celebração e renovação. Juntos, estamos alinhando estratégias, compartilhando ideias e planejando um futuro ainda mais eficiente e inovador para o SEI – resumiu Rogério Pontes, assessor de Tecnologia da Informação e presidente do CGSEI. 

Quanto ao planejamento de melhorias, o representante do CGSEI explica que, neste primeiro ano de uso, muitas secretarias municipais entraram em contato com o comitê para apresentar anseios sobre formas de uso do sistema. Em alguns casos, o CGSEI atendeu a sugestão e adaptou o SEI; em outros, por conta de limitações e regras do próprio sistema, a adaptação não foi possível. “Ainda temos muito o que avançar e só conseguiremos com a ajuda de todos”, explicou Rogério Pontes. 

O SEI possibilitou o trâmite digital da comunicação interna da Prefeitura (memorandos, ofícios, documentos para licitações, etc). Além de uma grande economia de papel e material de expediente, o que se refletiu em benefícios referentes à sustentabilidade ambiental, o novo modelo deu mais agilidade, transparência, eficiência e celeridade aos processos.

O Sistema Eletrônico de Informações é uma realidade nos serviços públicos federal, estaduais e municipais. Na Prefeitura de Angra, o início das discussões sobre a implantação do SEI foi em setembro de 2023; em outubro o sistema começou a ser testado; em novembro houve a entrega oficial do SEI, com a assinatura do acordo de cooperação técnica entre o Governo do Estado, o Ministério de Economia e o município. O lançamento oficial, no Angra Tech, foi em dezembro. A Prefeitura de Angra, em parceria com o Governo do Estado, disponibilizou diversos treinamentos com os servidores para o uso do sistema. Na ocasião do lançamento oficial do SEI, estava presente o secretário de Planejamento e Parcerias, André Pimenta, que trabalhou no projeto desde o início. 

– O governo municipal trabalhou por anos nesse processo de digitalização, envolvendo o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), desenvolvimento de sistemas, modernização de sistemas, integração de dados e informações. Agora, contamos com uma administração pública 100% digital – pontuou André Pimenta.

A substituição de processos em papel pela tramitação digital de documentos e arquivos, proporcionada pelo SEI, confere mais segurança e confiabilidade nos dados transmitidos e permite consultas mais ágeis e eficazes, além de melhor controle de prazos. Mais uma vantagem trazida pelo SEI é a redução de custos, já que os gastos com papel, impressora, deslocamentos e arquivamentos diminuem com a digitalização. Outro ganho proporcionado é que a tramitação dos documentos passou a ocorrer em vários setores da Prefeitura ao mesmo tempo. Com isso, os diversos setores podem tomar providências de forma simultânea, aumentando a agilidade dos trâmites processuais.